Novedades: cobros, métodos de pago, destinos, caja, POS y propinas

Guía para administradores, cajeros y personal contable. Resume todo lo que cambió en esta versión: cómo se configuran los métodos de pago y las cuentas donde queda el dinero, cómo se cobra en el punto de venta y en Nuevo Comprobante, cómo funciona ahora el arqueo de caja y qué reportes hay disponibles.

Para el uso diario de la caja paso a paso, consulte también el Manual de uso del módulo de Caja.

Índice

1. Resumen de lo nuevo
2. Métodos de pago
3. Destinos de cobro (bancos, billeteras, pasarelas y tarjetas de la empresa)
4. Reglas al registrar un cobro o un pago
5. Punto de venta (POS)
6. Propinas
7. Nuevo Comprobante
8. Caja: libro único, apertura y arqueo
9. Anulaciones, cajas cerradas y notas de crédito
10. Reportes de caja
11. Finanzas e inventario
12. Qué revisar después de actualizar
13. Preguntas frecuentes

1. Resumen de lo nuevo

2. Métodos de pago

Dónde: Configuraciones Globales → Ingresos/Egresos → Métodos de pago.

Un método de pago responde a la pregunta ¿cómo pagó el cliente? (efectivo, Yape, tarjeta, transferencia…). Dónde quedó el dinero se define en los Destinos de cobro.

2.1 El listado

• Todos los métodos son editables, incluidos los que trae el sistema.
• Solo un administrador puede eliminar métodos, y solo los creados por la empresa. Los que trae el sistema se desactivan en lugar de eliminarse.
• Un método que no está marcado ni para cobrar ni para pagar no se puede activar. El interruptor aparece deshabilitado con el aviso "Marca al menos un uso (cobrar o pagar) para activarlo". Los métodos que estaban activos sin ningún uso se desactivaron automáticamente.
• El código del método ya no se muestra ni se pide: es interno, no viaja a SUNAT ni se imprime. El sistema lo asigna solo.

2.2 El formulario

Ejemplos de configuración

2.3 Contado y Crédito ya no son medios de pago

Contado, Contado contraentrega y Crédito son condiciones de venta, no formas de pago: no dicen dónde quedó el dinero. Por eso ya no se ofrecen al registrar un cobro. Se siguen usando donde corresponden: la condición de pago de un comprobante y sus cuotas.

2.4 Nuevas condiciones de crédito: A 7 días y A 15 días

Se agregaron A 7 días y A 15 días, junto a A 30 días.

• Aparecen en Nuevo Comprobante al elegir Crédito, en el selector de cada cuota.
• La fecha de la cuota se calcula sola (fecha de emisión + 7 o + 15 días) y queda bloqueada. Para elegir una fecha libre, use la condición Crédito.
• En Finanzas → Cuentas por cobrar, el filtro de métodos de cobro incluye ahora todas las condiciones de crédito activas, incluidas estas dos.

2.5 Catálogo y logotipos

• Se incorporaron los logotipos oficiales de Yape, Plin, Tunki, SIP (antes Agora), BIM y Ligo, y se rediseñaron los íconos de efectivo, cheque, depósito, tarjetas, transferencia y plazos de crédito. Solo se asignaron a los métodos que no tenían logotipo.
• Las instalaciones nuevas empiezan con un catálogo limpio: efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia y crédito a 30 días, más las billeteras y medios habituales en Perú (Tunki, BIM, Ligo, Mercado Pago, depósito en cuenta, cheque…) desactivados, listos para activarse.
• Las empresas que ya emitían comprobantes conservan su catálogo y sus pagos tal como estaban. No se borró ni se renombró ningún método en uso.

3. Destinos de cobro

Dónde: Configuraciones Globales → General → Destinos de cobro.

Antes esta pantalla se llamaba Cuentas bancarias. Ahora registra todos los lugares donde puede quedar el dinero de un cobro, o de donde sale un pago, y responde a la pregunta ¿dónde quedó el dinero?

3.1 Tipos de destino

Las pasarelas no son métodos de pago: el cliente paga con tarjeta, y la pasarela es por dónde pasa ese cobro. Así no hace falta crear un método por cada combinación (Visa-Niubiz, Visa-Izipay…).

3.2 El formulario

4. Reglas al registrar un cobro o un pago

Se aplican en el POS, en Nuevo Comprobante, al editar comprobantes, en notas de venta, cobranzas, gastos, compras, ingresos y en los demás formularios con pagos.

Sobre el destino

• El destino sigue al método: al cambiar de método, el destino se ajusta solo.
• Si el método tiene una cuenta concreta, el destino queda bloqueado en esa cuenta. Para cambiarlo hay que editar el método de pago.
• Si el método admite varias cuentas (por ejemplo, "cualquier banco"), solo se ofrecen las del tipo que corresponde. Si hay una sola, se elige sola.
• Si no existe ningún destino posible, el sistema indica cuál falta crear.
• Las mismas reglas se validan en el servidor, así que no pueden saltarse desde la API.

Validaciones nuevas

• No se cobra sin caja abierta. Aplica a los cajeros en la web; la API, la app, las integraciones y los administradores no están obligados.
• No se puede pagar más del saldo pendiente del comprobante. La única excepción es la propina.
• No hay vuelto en tarjetas ni billeteras. Si el cliente paga de más, el excedente solo puede devolverse desde un pago en efectivo.
• No se puede pagar en efectivo más de lo que hay en la caja.
• No se aceptan pagos con fecha futura ni pagos duplicados.
• Cada cobro en moneda extranjera usa el tipo de cambio de su día.

5. Punto de venta (POS)

5.1 Nueva pantalla de cobro

• Resumen de la venta a la izquierda: cliente, productos y totales. Si hay propina, aparece la fila Propina y el total pasa a llamarse TOTAL A PAGAR.
• Formas de pago a la derecha: una tarjeta por cada método activo para cobrar, con su logotipo. Se toca la tarjeta para elegir el método.
• Si el botón CONFIRMAR PAGO está bloqueado, el sistema dice por qué: Falta cubrir S/ X, Selecciona un método de pago para cobrar, Selecciona un destino válido para cada pago, Indica el empleado que recibirá la propina, etc.
• Destino del cobro: solo aparece si el método puede ir a más de una cuenta.
• Referencia (opcional): número de operación de Yape, tarjeta o transferencia. Puede ocultarse desde la configuración.
• El engranaje de la pantalla de cobro abre directamente la pestaña Cobro de la Configuración del POS.

5.2 Pago en efectivo con montos sugeridos

Al cobrar en efectivo y en soles aparecen:

• Con cuánto paga el cliente: el importe que entrega el cliente.
• Importe exacto y tres montos sugeridos según los billetes y monedas del sol. Por ejemplo, para S/ 336.50 sugiere S/ 340, S/ 350 y S/ 400. Reemplazan a los antiguos botones +S/10, +S/20, +S/50 y +S/100.
• Vuelto (o Faltante si no alcanza).
• Enter en el importe confirma el pago.

5.3 Dividir pago (pago mixto)

1. Pulse Dividir pago.
2. Toque cada método con el que paga el cliente. Cada toque agrega una fila Pago 1 · Efectivo, Pago 2 · Yape…
3. Ajuste el importe de cada fila. El botón de calculadora Agregar restante S/ X completa lo que falta; si hay varias filas en cero, reparte el restante en partes iguales.
4. Elimine una fila con la X.
5. Cancelar división vuelve a un solo pago por el total.

El vuelto solo puede salir de los pagos en efectivo.

5.4 Configuración del POS

Se abre con el engranaje de la barra del POS (antes Configuración de vista) o desde la pantalla de cobro.

Pestaña "Productos y carrito"

Pestaña "Cobro"

Método por defecto, Descuento global y Propinas se guardan para toda la empresa. Carrito simplificado, Ocultar referencia y Ocultar datos adicionales se guardan en cada navegador.

5.5 Otros cambios del POS

• Descuento: el símbolo S/ o % es ahora un selector Monto (S/) / Porcentaje (%), en lugar de la casilla Aplicar como monto.
• Modo oscuro mejorado en las tarjetas de métodos, botones, montos y engranajes.
• Siguen disponibles F1 en el POS y F2 en el cobro (alterna Factura, Boleta y Nota de venta).

6. Propinas

Se activan en Configuración del POS → Cobro → Propinas.

6.1 Cómo se registran

En el cobro del POS aparece la tarjeta Propina con:

• Empleado: quién la recibe (obligatorio).
• Importe: monto fijo en soles, mayor a cero.

La propina se suma al monto a cobrar, pero no forma parte del total del comprobante ni del XML enviado a SUNAT.

6.2 Propina cobrada y propina anotada

6.3 Mejoras

• Al editar un comprobante o nota de venta, la propina cobrada se conserva: ya no se convierte en vuelto ni da error.
• Una nota de venta con propina ya no vuelve a figurar como pendiente de pago.
• El vuelto se calcula bien en todas las plantillas PDF cuando hay propina.
• El Reporte de propinas excluye las anuladas y tiene la columna Propina: Cobrada / Anotada.
• El Cierre de caja separa las propinas cobradas en efectivo, por otros medios y las no cobradas por caja, para que el reparto al personal no descuadre el arqueo.

7. Nuevo Comprobante

7.1 Configuración del detalle

Dónde: engranaje Configuración del detalle, junto al título de Nuevo Comprobante (aparece al pasar el cursor; en celular está siempre visible). La configuración aplica a toda la empresa.

Columnas visibles del detalle:

Descripción y Total siempre se muestran. El enlace Restablecer columnas por defecto vuelve a la configuración inicial.

Totales

7.2 Totales y pago rediseñados

• Los totales se presentan como una lista ordenada: operaciones gravadas, exoneradas, inafectas, IGV, ISC, ICBPER, descuentos, Otros cargos, Importe total y, si hay retención o detracción, Total a pagar.
• Condición de pago: solo Contado o Crédito. Crédito con cuotas se integró en Crédito: al elegirlo aparece una cuota y el botón Agregar cuota para sumar más.
• Al contado: Método de pago, Destino, Referencia y Monto, con las reglas de la sección 4.
• A crédito: Método (A 7, A 15, A 30 días o Crédito), Fecha y Monto por cuota. Debe quedar al menos una cuota.
• El recorrido guiado de Nuevo Comprobante se actualizó. Quien ya lo había visto solo ve las novedades.

8. Caja: libro único, apertura y arqueo

8.1 Un solo libro de caja

Todos los cobros y pagos quedan registrados una sola vez en el libro de caja. El cierre, el listado de cajas, los reportes y la app móvil leen del mismo libro, así que las cifras coinciden en todas partes.

Reglas del libro:

• Un cobro pertenece a la caja que recibió el dinero, no a la caja donde se emitió la venta.
• Una venta al crédito no genera movimiento; lo genera su cobranza.
• El efectivo teórico solo considera billetes y monedas. Yape, tarjetas, transferencias y pasarelas se registran en el turno, pero aparte, agrupados por destino (Fondos por destino).
• Cobrar hoy una venta de un turno anterior se reporta como cobranza de turnos anteriores, separada de las ventas del día.

8.2 Apertura

• La caja guarda la sucursal del cajero al abrir.
• Si la empresa cobra en dólares, la apertura permite declarar un fondo inicial en dólares.
• Reabrir una caja en curso ya no reescribe su saldo inicial ni su hora de apertura.

8.3 Cierre con arqueo

• Al cerrar se pide el efectivo contado. El sistema registra la diferencia como sobrante, faltante o cuadrada.
• Si hay diferencia, la observación es obligatoria, también en dólares.
• El arqueo se hace por moneda: los soles en soles y los dólares en dólares. El reporte muestra el total combinado y la diferencia de cambio.
• Queda registrado quién cerró. Un faltante ya no se anuncia como éxito.
• Las mesas abiertas de restaurante solo bloquean el cierre de las cajas del restaurante.
• El cierre se registra completo o no se registra, y no se duplica si se pulsa dos veces.

9. Anulaciones, cajas cerradas y notas de crédito

9.1 Una caja cerrada no cambia

• Una caja cerrada no se puede editar, reabrir ni eliminar, y sus pagos no se pueden modificar.
• Si se anula una operación cobrada en una caja cerrada, la caja cerrada conserva su arqueo y el ajuste se registra en la caja abierta como reverso (o reingreso, si se reactiva).
• Si no hay ninguna caja abierta en ese momento, el ajuste queda pendiente y se aplica automáticamente cuando el cajero que cobró abra su siguiente caja.
• Las anulaciones hechas por la API o en procesos automáticos se registran en la caja de quien cobró.

9.2 Notas de venta convertidas en comprobante

• Lo cobrado en la nota de venta pasa al comprobante sin contarse dos veces en la caja. La propina se queda en la nota de venta.
• No se puede anular una nota de venta que ya se convirtió en un comprobante vigente.

9.3 Notas de crédito

• La devolución al cliente no puede superar lo que realmente pagó. La nota de crédito rebaja el saldo pendiente del comprobante.
• La devolución se registra por el mismo canal del cobro (por ejemplo, a la pasarela o billetera por donde se cobró).
• El Resumen de operaciones y Productos vendidos restan las notas de crédito.
• Las notas de crédito de tipo 03, 04, 05 y 09 (correcciones de descripción, descuentos, ajustes) no devuelven stock.

9.4 Otros

• Se puede editar un comprobante rechazado para corregirlo y volver a enviarlo.
• Los contratos y liquidaciones de compra anulados salen del libro de caja.

10. Reportes de caja

Dónde: Caja → listado de cajas → Reportes.

• Formatos: A4, ticket (80 y 58 mm) y Excel.
• El Cierre de caja presenta el dinero en tres bloques: efectivo, fuera de caja (por destino y por método) y total del turno. Así se puede cuadrar Yape contra la app de Yape y cada pasarela contra su liquidación.
• Consolidado del día: botón en el listado de cajas con todas las cajas de una fecha, una fila por caja, y los cobros por método de toda la empresa.
• Los reportes antiguos siguen funcionando, en la web y en la app móvil, y abren el reporte nuevo equivalente.

Configuración (Configuración → Avanzado):

• Reportes de caja: permite ocultar Libro de caja, Resumen de operaciones, Créditos y cobranzas o Productos vendidos. El Cierre de caja no se puede ocultar.
• Habilitar reportes de caja a vendedores: por defecto solo el administrador genera los reportes.

11. Finanzas e inventario

• Gastos: usan el mismo catálogo de métodos que los cobros (los marcados Para pagar). Crear un gasto ya no falla, y los gastos pagados aparecen en el desglose por método.
• Balance y movimientos: reflejan el dinero real. Las devoluciones restan, las liquidaciones de compra se descuentan de la caja y las pasarelas y billeteras se muestran con su nombre, aunque no tengan banco.
• Transferencias entre cuentas: depositar efectivo de la caja al banco, o retirarlo, descuenta o suma en el efectivo teórico.
• Préstamos bancarios: sus cuotas se administran en Finanzas y no pasan por la caja.
• Links de pago: respetan la moneda y la sucursal.
• Inventario: los comprobantes anulados ya no mueven stock al editarse ni al pasar de rechazado a anulado.

12. Qué revisar después de actualizar

Recomendamos que el administrador revise estos puntos una sola vez:

1. Métodos de pago: que cada método activo tenga marcado Para cobrar y/o Para pagar, y que la opción ¿Entra a la caja? sea correcta. Solo el efectivo debe entrar a la caja.
2. Destinos de cobro: crear o completar las cuentas donde queda el dinero (banco, Yape, Plin, pasarela de tarjetas, tarjeta de la empresa), con su tipo, moneda y, si aplica, sucursal.
3. Asignar el destino a cada método: por ejemplo, Yape → el Yape del negocio, Tarjeta → la pasarela, Transferencia → cualquier banco.
4. Configuración del POS: elegir el método por defecto y activar las propinas si se usan.
5. Configuración del detalle de Nuevo Comprobante: elegir las columnas y si se muestran Otros cargos.
6. Reportes de caja: decidir cuáles se muestran y si los vendedores pueden generarlos.
7. Avisar a los cajeros que al cerrar caja deben contar el efectivo y explicar cualquier diferencia.

Si un reporte muestra cobros como "Registrado con destino caja", son pagos antiguos con un medio que no es efectivo (por ejemplo, Yape) grabados con destino Caja. Conviene corregir el destino de esos pagos.

13. Preguntas frecuentes

¿Se borraron mis métodos de pago o mis pagos anteriores? No. Las empresas con comprobantes emitidos conservan su catálogo y sus pagos. Solo las instalaciones nuevas reciben el catálogo limpio.

¿Por qué ya no puedo elegir "Contado" como método al cobrar? Porque Contado es una condición de venta, no una forma de pago: no dice si el dinero está en la caja o en el banco. Elija el medio real (Efectivo, Yape, Tarjeta…).

¿Por qué el destino aparece bloqueado al cobrar con Yape? Porque el método Yape tiene asignada una cuenta concreta. Para cambiarla, edite el método en Métodos de pago.

Cobré con tarjeta y no aparece en el efectivo. Es correcto: la tarjeta no entra al cajón. Aparece en Fondos por destino, en la pasarela por donde se cobró.

Anulé una boleta de ayer. ¿Dónde se ve? La caja de ayer no cambia. El reverso aparece en la caja abierta de hoy. Si no había ninguna abierta, se aplica cuando el cajero abra su siguiente caja.

¿La propina se envía a SUNAT? No. La propina no forma parte del total del comprobante. Se registra aparte, para el empleado.

¿Puedo cobrar sin abrir caja? Los cajeros en la web no. Los administradores, la app, la API y las integraciones sí pueden registrar sin caja abierta.

El efectivo teórico no coincide con lo que conté. Revise en el Libro de caja, con la opción de solo efectivo, cada cobro y pago. Las causas más comunes son un gasto pagado de la caja sin registrar y un cobro con Yape registrado como efectivo.