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Integración con WhatsApp y Bot Conversacional

La integración de WhatsApp en el Facturador PRO 9 permite conectar las operaciones de venta y distribución de comprobantes directamente con el canal de mensajería más utilizado por clientes y vendedores.

Esta herramienta cuenta con dos funcionalidades principales que operan de forma independiente o unificada:

  1. Envío automático de comprobantes (QR Api): Envía automáticamente el archivo PDF (en formato A4 o Ticket) de facturas, boletas, notas de venta o cotizaciones al WhatsApp del cliente final tras la emisión.
  2. Bot conversacional para vendedores: Asistente inteligente dentro de WhatsApp para que los vendedores consulten stock de productos, busquen clientes y emitan comprobantes usando comandos o lenguaje natural.

Para acceder a la configuración, diríjase al menú lateral: Configuración → WhatsApp (bot).

Pestañas de Configuración

La interfaz de administración se organiza en 3 pestañas principales:

┌───────────────────────────────┬───────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│   1. Envío de Comprobantes    │    2. Bot Conversacional      │     3. Comandos del Bot       │
│    (Dispersión automática)    │   (Asistente para vendedores) │   (Personalización de atajos) │
└───────────────────────────────┴───────────────────────────────┴───────────────────────────────┘

1. Envío de Comprobantes

Permite automatizar el envío de documentos PDF a los clientes sin necesidad de abrir WhatsApp Web en la computadora.

Parámetros:

  • WhatsApp activo: Switch principal (Sí / No). Habilita el motor de envío de comprobantes para el tenant.
  • Modo de conexión:
    • Usar el mismo número del bot: Comparte la sesión y número conectado en la pestaña del bot conversacional.
    • Número dedicado: Permite vincular un número exclusivo para el envío de notificaciones y facturas.

Envío desde la Emisión de Comprobantes:

Al emitir cualquier comprobante en el sistema, aparecerá el cuadro de diálogo Comprobante Generado:

  1. Ingrese el número de WhatsApp del cliente (el prefijo internacional +51 se autocompleta si no se especifica).
  2. Seleccione el formato deseado (A4 o Ticket 80mm).
  3. Presione el botón Enviar. El cliente recibirá el mensaje institucional acompañado del PDF adjunto.

2. Bot Conversacional

Convierte un número de WhatsApp en un canal de venta donde sus vendedores autorizados pueden operar el facturador desde sus teléfonos móviles.

Activación y Vinculación (Paso a Paso):

  1. Ingrese a la pestaña Bot conversacional.
  2. Active el interruptor "Bot activo".
  3. Nombre de la instancia: Ingrese un identificador único para la conexión (entre 3 y 40 caracteres alfanuméricos, guiones o guiones bajos, ej. bot-ventas-principal).
  4. Opciones de conexión:
    • Conectar con Código QR: Presione el botón Conectar. Aparecerá un código QR en pantalla. Abra WhatsApp en su teléfono móvil (Dispositivos vinculados > Vincular un dispositivo) y escanee el código QR.
    • Vincular canal de ChatBuho: Enlace directo si su empresa ya cuenta con un canal registrado en la plataforma omnicanal ChatBuho.
  5. El estado cambiará a "WhatsApp conectado correctamente" (indicador verde).

Autorización de Vendedores

Por seguridad, el bot solo interactúa con números de teléfono previamente registrados y autorizados en el sistema:

  1. Diríjase a Usuarios > Usuarios.
  2. Ubique al vendedor y haga clic en Editar.
  3. Vaya a la pestaña Datos personales:
    • Complete el campo Celular personal con el número de WhatsApp del vendedor (9 dígitos).
    • Active el toggle "Bot habilitado".
    • Asegúrese de que el usuario no se encuentre bloqueado.
  4. Haga clic en Guardar.

3. Comandos del Bot

En la pestaña Comandos del bot puede personalizar las palabras clave que activan o controlan la sesión conversacional:

Comando Valor Predeterminado Función
Iniciar / retomar /bot Inicia una nueva sesión de venta o retoma una conversación pausada.
Pausar /p Pausa temporalmente el bot para atender mensajes de personas reales en el mismo chat.
Cerrar sesión /fin Finaliza la sesión actual del vendedor y limpia el carrito temporal.

Presione Guardar para aplicar las palabras clave personalizadas o Abrir manual del bot para consultar la guía rápida.

Ejemplo de Flujo de Venta por WhatsApp

VENDEDOR ──> /bot
BOT      ──> ¡Hola Carlos! Soy el asistente de TU EMPRESA S.A.C.
             Puedo buscar productos, clientes y emitir comprobantes.
             Escribe /fin cuando termines.

VENDEDOR ──> busca cliente Juan Perez DNI 45678912
BOT      ──> Encontré a Juan Pérez (DNI 45678912). ¿Qué tipo de comprobante emitimos?

VENDEDOR ──> boleta
BOT      ──> Perfecto. ¿Qué productos agregamos?

VENDEDOR ──> 2 gaseosas inca kola 500ml y 1 galleta oreo
BOT      ──> Detalle del pedido:
             - 2x Gaseosa Inca Kola 500ml (S/ 6.00)
             - 1x Galleta Oreo (S/ 1.50)
             Total: S/ 7.50
             ¿Confirmas la emisión?

VENDEDOR ──> sí
BOT      ──> Boleta B001-00000452 emitida exitosamente a Juan Pérez por S/ 7.50.
             PDF disponible en el sistema.

VENDEDOR ──> /fin
BOT      ──> Sesión finalizada. ¡Hasta luego!

Buenas Prácticas y Consejos

Chip Dedicado y Antispam

  • Se recomienda utilizar un chip o número telefónico con antigüedad y tráfico real previo.
  • Para negocios de alto volumen, es aconsejable mantener un número exclusivo para el bot y los envíos para evitar mezclar conversaciones personales.
  • Si una conversación se deja inactiva por más de 30 minutos, el bot cerrará la sesión de forma preventiva.

Preguntas Frecuentes y Solución de Problemas

¿Qué hacer si el bot aparece como "Desconectado"?

Haga clic en el botón Renovar instancia o Conectar dentro de la pestaña correspondiente y vuelva a escanear el código QR con el dispositivo móvil.

¿Se requiere WhatsApp Business de pago?

No. La integración funciona perfectamente tanto con WhatsApp estándar como con WhatsApp Business gratuito.